Un huésped sin registrar, una inspección rutinaria, y un gestor de Valencia con ocho pisos pasó un mal trago que no le deseo a nadie. La mayoría cree que el registro de viajeros es copiar cuatro datos del DNI y guardarlos en un cajón. Ya no. Es un sistema digital, con plazo exacto y sanciones tipificadas. Un dato mal puesto o fuera de plazo y te expones a multa.
Esto es lo que aplico cada día en mis apartamentos. Si quieres entender qué es este registro y de dónde sale, lo cuento en la guía de SES.HOSPEDAJES. Aquí vamos a lo práctico: qué datos capturar, cómo enviarlos y en qué plazo, sin liarte.
Un solo sistema para toda España — no uno por comunidad
Aclaremos esto de entrada, porque circula muchísima confusión: desde el Real Decreto 933/2021, el registro de viajeros es un único sistema nacional, SES.HOSPEDAJES, del Ministerio del Interior. No es que Madrid tenga una web, Cataluña otra y Baleares otra con plazos distintos: es el mismo sistema y el mismo plazo en todo el país. Lo que había antes —el viejo parte de viajeros que se llevaba por comisaría— es justo lo que se ha unificado y digitalizado. Si alguien te habla de «el sistema de tu comunidad» para esto, está desactualizado.
Qué datos hay que capturar (bastantes más que antes)
El sistema nuevo pide bastante más que el antiguo parte de siete casillas. A grandes rasgos, por cada viajero necesitas tres bloques de datos:
- Identidad: nombre y apellidos completos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo y nacionalidad.
- Contacto: dirección, teléfono y correo electrónico.
- Reserva y pago: fechas de entrada y salida, número de viajeros, la relación entre ellos (parentesco), y —esto es lo nuevo que a mucha gente se le escapa— los datos del medio de pago.
Se registra a los viajeros mayores de 14 años; los menores, con el dato de su vínculo con un adulto responsable (no te saltes a los niños de la reserva). Y ojo con el formato, que es donde saltan la mitad de los errores:
- Nombre completo tal como aparece en el documento: si en el DNI pone «Francisco», no vale «Paco»; con los dos apellidos, con sus tildes y guiones.
- Documento sin espacios ni puntos: un DNI es
12345678A, no12.345.678-A. Si un extranjero tiene NIE y pasaporte, prevalece el NIE. - Fecha en formato DD/MM/AAAA, no al estilo americano. Un huésped nacido el 4 de julio de 1985 es
04/07/1985, no07/04/1985.
El plazo: 24 horas, y punto
Hay que comunicar el registro dentro de las 24 horas siguientes a la entrada del viajero. No son «24 horas hábiles», ni cambia según tu comunidad autónoma: son 24 horas, iguales para todos. Puedes adelantarlo desde que se formaliza la reserva, así no vas con el reloj encima. Y tienes que conservar el registro tres años.
El error mental más caro es tratarlo como algo que «ya haré cuando tenga un rato». Es por cada estancia, y en menos de un día. Quien lo lleva en modo «resumen a final de mes» lo está incumpliendo aunque crea que va al día.
Cómo se envía
Dos vías:
- A mano, en la web de SES.HOSPEDAJES (hospedajes.ses.mir.es) con certificado digital o Cl@ve. Vale si tienes un alojamiento y pocas entradas.
- Automático desde tu PMS o channel manager. Cada vez más programas envían el parte solos al registrar el check-in. Si tienes varias unidades, es la única forma sensata de no vivir pendiente del plazo.
Hagas lo que hagas, guarda el justificante de cada envío. Es tu prueba de que cumpliste en plazo; el día que llegue una comprobación, ese acuse te salva.
Los errores que sí te van a costar (y son evitables)
Después de miles de registros, estos son los que más multas provocan — y ninguno tiene que ver con el sistema, sino con el método:
Fiarte de la foto por WhatsApp. «Ya me lo manda luego.» Llega borrosa, cortada, con reflejos, copias mal un número y a correr. Escanea o fotografía tú el documento en el check-in, con buena luz y legible. El huésped espera treinta segundos; tú te ahorras el susto.
Registrar solo al titular de la reserva. Reserva a nombre de uno, vienen cinco. Hay que registrar a todos los que duermen, no solo a quien reservó. El alojamiento tiene la obligación de conocer y registrar a todos sus ocupantes.
Saltarte a los menores. «Los niños no hace falta.» Sí hace falta, desde los 14 años, y los más pequeños con su vínculo con el adulto. Pide los documentos de toda la familia.
Falsear la fecha para «cuadrar». Si se te pasó el plazo, no registres con fecha anterior: el sistema lo detecta y eso ya no es una infracción administrativa, es falsedad documental — un problema mucho más gordo. Si llegas tarde, registra igualmente y guarda la prueba de cuándo lo hiciste.
Las multas: de dónde salen
Como esto es materia de seguridad ciudadana, las sanciones no salen de una ley de turismo, sino de la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. A grandes rasgos: las infracciones leves van de 100 a 600 €, las graves de 601 a 30.000 € y las muy graves de 30.001 a 600.000 €. No comunicar los partes, hacerlo tarde de forma reiterada o con datos falsos puede escalar rápido, y son acumulables si gestionas varios alojamientos. Por eso el método importa tanto como el sistema.
Si llega una inspección
Puede llegar sin avisar, o motivada por una denuncia (ruido, sobreocupación). En ambos casos, el guion para no acabar multado es el mismo:
- Ten los justificantes ordenados por fecha, a mano. La organización se nota y juega a tu favor.
- Pide identificación al inspector (nombre, organismo). Un inspector legítimo no tiene problema en identificarse.
- Colabora, pero sin ofrecer de más: responde lo que te pregunten. Si te piden los registros de un mes, das ese mes.
- Pide siempre el acta de inspección, con lo que han revisado y lo que han encontrado. Sin acta no hay procedimiento válido.
El registro de viajeros parece burocracia inútil hasta que te explota en la cara. Hazlo bien desde el primer día: captura los datos completos, respeta las 24 horas, envíalo por SES.HOSPEDAJES (a mano o desde tu PMS) y guarda los justificantes. Es una tarde de montar el sistema; que te pillen sin hacerlo cuesta mucho más.
Orientativo y actualizado a la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021 (obligatorio para el hospedaje desde el 2 de diciembre de 2024). El detalle exacto de los datos a comunicar, los plazos y las sanciones conviene confirmarlo en la propia plataforma SES.HOSPEDAJES o con tu gestor.
Preguntas frecuentes sobre el registro de viajeros
¿Qué datos tengo que pedir a cada viajero?
Datos de identidad (nombre, apellidos, sexo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento y nacionalidad) y datos de la reserva y del pago. El RD 933/2021 amplió bastante la lista respecto al antiguo parte; el listado exacto conviene confirmarlo en la plataforma SES.HOSPEDAJES.
¿En cuánto tiempo tengo que enviar el parte?
Dentro de las 24 horas siguientes a la entrada del huésped, por cada estancia.
¿Cómo se envían los datos?
Por la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior: a mano desde su web, o de forma automática desde tu PMS o channel manager si integra el envío. Puedes ver cuáles lo hacen en nuestra comparativa de herramientas.
¿Tengo que registrarme en un sistema distinto por cada comunidad autónoma?
No. Es un único sistema para toda España, SES.HOSPEDAJES. No hay uno por comunidad autónoma.
¿Qué pasa si me llega una inspección?
Debes poder acreditar que envías los partes: guarda los justificantes de envío. Por eso conviene un sistema que los archive automáticamente.
¿Es lo mismo el registro de viajeros que el SES.HOSPEDAJES?
Van juntos pero no son lo mismo: el registro de viajeros es la obligación (comunicar los datos de tus huéspedes) y SES.HOSPEDAJES es la plataforma donde se cumple. Lo explicamos entero en la guía del SES.HOSPEDAJES.